Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project
Dipost: 15 Agt 2022 17:58
Tulisan ini adalah sharing untuk membantu rekan-rekan pelayan baik Hamba Tuhan, Penatua ataupun Pengurus bisa menyusun program yang lebih terstruktur, strategis dan efektif.
Document-document pendukung bisa didownload terlebih dahulu dari link ini, silahkan diclick
File Document (docx) program kerja yang sudah didownload di atas, punya kerangka berupa pertanyaan2 standard yang bisåa didiskusikan (brain stroming) bersama. Berpikir dan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dengan sendirinya memandu setiap orang yang terlibat memahami bagaimana program tersebut bisa sukses.
Sedangkan file Excel (xlsx) adalah form untuk memonitor progress dari project yang dilakukan. Graphic di sampingnya akan membantu penyusun program dalam melihat keterkaitan waktu / deadline yang harus ditentukan apabila project harus selesai tepat waktu.
Dan berikutnya saya akan menjelaskan masing-masing kenapa bagian itu sangat penting untuk dibahas dan ditentukan bersama:
Bagian #1 : Definisi
Bagian paling sederhana untuk didiskusikan, memuat informasi-infromasi basic/dasar dari project. Projectnya namanya apa, siapa sasarannya, siapa yang take the lead, dan harus dibantu siapa.
Bagian #2 : Objective Analysis
Bagian paling mendasar untuk didiskusikan, sehingga menjadi sangat penting. Diskusi di bagian ini, kadang bahkan bisa membatalkan project yang direncanakan.
#1 WHY: UNDERSTANDING THE PURPOSE
Ini adalah pertanyaan yang paling penting sebelum membuat program kerja atau project. Terkadang pemimpin gereja, bisa dengan asal membuat program, supaya gerejanya ada program, atau bahkan mungkin karena memang sedang kebanyakan duit.. Seorang pemimpin, harus bisa mempunyai arah, yang juga seringkali dituangkan dalam sebuah model Visi-Misi. Kalau arah ini sudah ada, maka semua project, program, sumber daya, seyogyanya diadakan dalam rangka tercapainya sebuah Visi-Misi.
Memang, tidak selalu semua program itu terkait dengan visi-misi. Terkadang sebuah program muncul karena sesederhana adanya kebutuhan, atau mungkin dibuat dalam kerangka memecahkan suatu masalah nyata yang muncul di depan mata (fire-fighting) Ini juga boleh dijadikan sebuah tujuan dari suatu program kerja/project.
Tetapi baik itu adalah Visi-Misi atau karena kebutuhan atau karena firefighting, tujuan dari sebuah program kerja harus terlebih dahulu jelas. dan kemudian dilihat apakah betul program tersebut relevan dengan tujuannya. Kalau penyusun tidak bisa menjelaskan relevansinya sebuah program terhadap tujuan program dibuat. Sudah jelas bahwa program tersebut hanya asal diajukan.
Contoh:
Saya mau buat project acara ibadah Natal di luar. WHY? Apa purposenya?
- Supaya jemaat itdak bosan
--- Kenapa jemaat bosan? Apakah kalau di luar betul jadi kehilangan bosannya? Apakah lokasi yang menjadikan jemaat bosan?
- Supaya acara panggungnya bisa besar
--- Kenapa butuh panggung yang besar, apa misi nya bikin acara yang butuh panggung besar?
- Supaya yang selama ini hadir di ibadah berbeda jadwal, di Natal bisa jadi satu sementara gereja tidak muat,
--- Kenapa harus disatukan?
------ Agar jemaat yang selama ini datang di ibadah berbeda2 bisa saling mengenal satu sama lain dan terjalin persekutuan lebih luas
--> kalau program ini diadakan karena ada masalah di mana jemaat saling tidak kenal satu sama lain karena tidak pernah datang di ibadah yang sama. Maka jawaban berwarna merah membutikan bahwa program ini relevan dengan tujuan asal program dibuat.
Jadi, kalau pertanyaan-pertanyaan untuk memahami WHY bisa muncul untuk mempertanyakan tujuan dan relevansi sebuah program. Maka ketika program memang diputuskan berjalan, akan ada value/nilai dan purpose/tujuan dari program tersebut sehingga tidak menjadi sia-sia. Selain itu, tindak lanjut dari program bisa sangat berbeda apabila pemahaman pengurus/panitia akan tujuan dari program tersebut juga berbeda.
Bahkan bisa saja memasuki diskusi di area ini, akhirnya diputuskan definisi Project berubah. Contoh, karena tujuannya mempererat persekutuan, project ini tidak bisa lagi menjadi one time project. Tetapi menjadi recurring project (program yang berulang), atau ada project tindak lanjutnya, nenjadi sebuah bagian dari kerangka project yang lebih besar lagi.
#2 HOW: UNDERSTANDING THE SYSTEM
Hanya dengan memahami cara bekerja sebuah sistem, kita baru bisa memahami apa yang harus dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan.
Contoh yang saya beri warna merah di atas, karena tujuannya adalah untuk mengenalkan satu sama lain jemaat. Maka otomatis, strategi dari program tersebut harus bsia mengadakan sesi atau acara yang memastikan jemaat yang selama ini datang di ibadah jam tertentu akan berkenalan, bercampur baur, ngobrol dengan jemaat jam ibadah yang lain.
How juga mempertanyakan apa strategi yang terbaik, apa acara yang terbaik untuk memastikan tujuan tercapai.
Misalkan, mari buat standing table dinner, tetapi:
1. Bagaimana jemaat tidak langsung pulang setelah acara, tapi memilih untuk tinggal dan ngobrol
- Harus ada konsumsi, yang tidak ribet, dan bisa digunakan sarana untuk ngobrol
2. Bagaimana Jemaat tidak berkumpul hanya dengan yang kenal
- Pakai undangan, dikasih nomor kelompok standing table
atau
- buatkan lomba/game mengumpulkan no WA jemaat. Dan di panggung nanti diuji ditanya beberapa data personal tetapi umum dari jemaat yang no WA-nya sudah terkumpul, nama orang yang baru dikenal, istrinya, anaknya, hobinya.
#3 WHAT: UNDERSTANDING THE ELEMENT
Berikutnya, setelah memahami How, identifikasi segera elemen2 pendukung atau elemen2 pengganggu. ini umumnya baru bisa diidentifikasi dengan efektif setelah Strategy tertentu ditentukan waktu mendiskusikan Why dan How.
Performance driver:
1. Jemaat antusias dengan acara dan tidak canggung --> bagaimana cara eksploitasinya?
2. Acara bersuasana rileks dan fun --> bagaimana cara eksploitasinya?
Failure driver:
1. Jemaat pasif, tidak mengumpulkan no WA, tidak tertarik dengan lombanya --> bagaimana mitigasinya?
2. Pembicaraan di standing table, kaku, jemaat malu2 --> bagaimana mitigasinya?
Setelah memahami elemennya bisa jadi muncul strategi baru misal:
1. Ada bagian provokator yang menggerakkan dan memancing supaya jemaat ikut acara lomba ini
2. Ada fasilitator misal dr penatua, HT pengurus yang harus mengenalkan satu dengan yang lain untuk jemaat yang malu2
Bagian #3 : Operation Detail
Setelah itu memasuki bagian detil operasi, bagilah project ke beberapa fase dan tugas-tugasnya Misalkan untuk project di atas, misalkan:
Fase #1 Perencanaan
- Mencari Venue, konsumsi dan negosiasi harga
- Membuat design acara dan dekorasi
- Menentukan pelayan-pelayan ibadah natal
- Membuat peta database jemaat untuk fasilitator
- Finalisasi rencana
Fase #2 Persiapan
- Latihan untuk pelayan ibadah
- Latihan untuk pemandu acara keakraban (fasilitator)
- Pembuatan elemen dekorasi
- Evaluasi strategi dan rundown acara, revisi strategi dan acara bila diperlukan
- Sosialsi dan brainstorming rundown acara
Fase #3: Eksekusi
- Gladi kotor
- Gladi bersih
- Hari H
Masing-masing tugas tersebut bisa didetailkan dipastikan ada elemen2 sebagai berikut:
1. PIC (Person in charge, penanggung jawab)
Semua tugas harus ada jalur siapa yang bertanggungjawab dalam eksekusi dan/atau pengawasan
2. Deliverable (Hasil)
Tentukan, hasil pertanggungjawaban seperti apa yang diminta untuk menyatakan pekerjaan sudah selesai. Bisa berupa document tertentu, laporan tertentu, atau hasil berbentuk fisik lainnya.
3. Schedule\/Time-Frame (Jadwal)
Tugas yang tidak ada jadwalnya, tidak bisa dimonitor eksekusinya. Jadi harus ada kapan harus mulai dikerjakan, dan kapan harus selesai.
4. Resource (Sumber Daya)
Hal ini perlu diperhatikan, didiskusikan, bisa jadi pengingat bahwa ada yang perlu dihubungi dan dikoordinasi apabila resource yang dibutuhkan adalah pihak2 eksternal.
5. Budget (Anggaran)
Kalau segala sesuatu dipersiapkan dengan detail, maka anggaran ini akan mendekati kebutuhan nyata. Tetapi apabila tidak, harus cari asumsi-asumsi yang bisa dipertanggungjawabkan ketika memasang anggaran. Anggaran sangat penting untuk mengukur apakah project ini akan berhasil di eksekusi, atau jangan2 nanti malah berhenti ditengah jalan.
Masalah anggaran, akan saya bahas di post berikutnya setelah ini
Document-document pendukung bisa didownload terlebih dahulu dari link ini, silahkan diclick
File Document (docx) program kerja yang sudah didownload di atas, punya kerangka berupa pertanyaan2 standard yang bisåa didiskusikan (brain stroming) bersama. Berpikir dan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dengan sendirinya memandu setiap orang yang terlibat memahami bagaimana program tersebut bisa sukses.
Sedangkan file Excel (xlsx) adalah form untuk memonitor progress dari project yang dilakukan. Graphic di sampingnya akan membantu penyusun program dalam melihat keterkaitan waktu / deadline yang harus ditentukan apabila project harus selesai tepat waktu.
Dan berikutnya saya akan menjelaskan masing-masing kenapa bagian itu sangat penting untuk dibahas dan ditentukan bersama:
Bagian #1 : Definisi
Bagian paling sederhana untuk didiskusikan, memuat informasi-infromasi basic/dasar dari project. Projectnya namanya apa, siapa sasarannya, siapa yang take the lead, dan harus dibantu siapa.
Bagian #2 : Objective Analysis
Bagian paling mendasar untuk didiskusikan, sehingga menjadi sangat penting. Diskusi di bagian ini, kadang bahkan bisa membatalkan project yang direncanakan.
#1 WHY: UNDERSTANDING THE PURPOSE
Ini adalah pertanyaan yang paling penting sebelum membuat program kerja atau project. Terkadang pemimpin gereja, bisa dengan asal membuat program, supaya gerejanya ada program, atau bahkan mungkin karena memang sedang kebanyakan duit.. Seorang pemimpin, harus bisa mempunyai arah, yang juga seringkali dituangkan dalam sebuah model Visi-Misi. Kalau arah ini sudah ada, maka semua project, program, sumber daya, seyogyanya diadakan dalam rangka tercapainya sebuah Visi-Misi.
Memang, tidak selalu semua program itu terkait dengan visi-misi. Terkadang sebuah program muncul karena sesederhana adanya kebutuhan, atau mungkin dibuat dalam kerangka memecahkan suatu masalah nyata yang muncul di depan mata (fire-fighting) Ini juga boleh dijadikan sebuah tujuan dari suatu program kerja/project.
Tetapi baik itu adalah Visi-Misi atau karena kebutuhan atau karena firefighting, tujuan dari sebuah program kerja harus terlebih dahulu jelas. dan kemudian dilihat apakah betul program tersebut relevan dengan tujuannya. Kalau penyusun tidak bisa menjelaskan relevansinya sebuah program terhadap tujuan program dibuat. Sudah jelas bahwa program tersebut hanya asal diajukan.
Contoh:
Saya mau buat project acara ibadah Natal di luar. WHY? Apa purposenya?
- Supaya jemaat itdak bosan
--- Kenapa jemaat bosan? Apakah kalau di luar betul jadi kehilangan bosannya? Apakah lokasi yang menjadikan jemaat bosan?
- Supaya acara panggungnya bisa besar
--- Kenapa butuh panggung yang besar, apa misi nya bikin acara yang butuh panggung besar?
- Supaya yang selama ini hadir di ibadah berbeda jadwal, di Natal bisa jadi satu sementara gereja tidak muat,
--- Kenapa harus disatukan?
------ Agar jemaat yang selama ini datang di ibadah berbeda2 bisa saling mengenal satu sama lain dan terjalin persekutuan lebih luas
--> kalau program ini diadakan karena ada masalah di mana jemaat saling tidak kenal satu sama lain karena tidak pernah datang di ibadah yang sama. Maka jawaban berwarna merah membutikan bahwa program ini relevan dengan tujuan asal program dibuat.
Jadi, kalau pertanyaan-pertanyaan untuk memahami WHY bisa muncul untuk mempertanyakan tujuan dan relevansi sebuah program. Maka ketika program memang diputuskan berjalan, akan ada value/nilai dan purpose/tujuan dari program tersebut sehingga tidak menjadi sia-sia. Selain itu, tindak lanjut dari program bisa sangat berbeda apabila pemahaman pengurus/panitia akan tujuan dari program tersebut juga berbeda.
Bahkan bisa saja memasuki diskusi di area ini, akhirnya diputuskan definisi Project berubah. Contoh, karena tujuannya mempererat persekutuan, project ini tidak bisa lagi menjadi one time project. Tetapi menjadi recurring project (program yang berulang), atau ada project tindak lanjutnya, nenjadi sebuah bagian dari kerangka project yang lebih besar lagi.
#2 HOW: UNDERSTANDING THE SYSTEM
Hanya dengan memahami cara bekerja sebuah sistem, kita baru bisa memahami apa yang harus dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan.
Contoh yang saya beri warna merah di atas, karena tujuannya adalah untuk mengenalkan satu sama lain jemaat. Maka otomatis, strategi dari program tersebut harus bsia mengadakan sesi atau acara yang memastikan jemaat yang selama ini datang di ibadah jam tertentu akan berkenalan, bercampur baur, ngobrol dengan jemaat jam ibadah yang lain.
How juga mempertanyakan apa strategi yang terbaik, apa acara yang terbaik untuk memastikan tujuan tercapai.
Misalkan, mari buat standing table dinner, tetapi:
1. Bagaimana jemaat tidak langsung pulang setelah acara, tapi memilih untuk tinggal dan ngobrol
- Harus ada konsumsi, yang tidak ribet, dan bisa digunakan sarana untuk ngobrol
2. Bagaimana Jemaat tidak berkumpul hanya dengan yang kenal
- Pakai undangan, dikasih nomor kelompok standing table
atau
- buatkan lomba/game mengumpulkan no WA jemaat. Dan di panggung nanti diuji ditanya beberapa data personal tetapi umum dari jemaat yang no WA-nya sudah terkumpul, nama orang yang baru dikenal, istrinya, anaknya, hobinya.
#3 WHAT: UNDERSTANDING THE ELEMENT
Berikutnya, setelah memahami How, identifikasi segera elemen2 pendukung atau elemen2 pengganggu. ini umumnya baru bisa diidentifikasi dengan efektif setelah Strategy tertentu ditentukan waktu mendiskusikan Why dan How.
Performance driver:
1. Jemaat antusias dengan acara dan tidak canggung --> bagaimana cara eksploitasinya?
2. Acara bersuasana rileks dan fun --> bagaimana cara eksploitasinya?
Failure driver:
1. Jemaat pasif, tidak mengumpulkan no WA, tidak tertarik dengan lombanya --> bagaimana mitigasinya?
2. Pembicaraan di standing table, kaku, jemaat malu2 --> bagaimana mitigasinya?
Setelah memahami elemennya bisa jadi muncul strategi baru misal:
1. Ada bagian provokator yang menggerakkan dan memancing supaya jemaat ikut acara lomba ini
2. Ada fasilitator misal dr penatua, HT pengurus yang harus mengenalkan satu dengan yang lain untuk jemaat yang malu2
Bagian #3 : Operation Detail
Setelah itu memasuki bagian detil operasi, bagilah project ke beberapa fase dan tugas-tugasnya Misalkan untuk project di atas, misalkan:
Fase #1 Perencanaan
- Mencari Venue, konsumsi dan negosiasi harga
- Membuat design acara dan dekorasi
- Menentukan pelayan-pelayan ibadah natal
- Membuat peta database jemaat untuk fasilitator
- Finalisasi rencana
Fase #2 Persiapan
- Latihan untuk pelayan ibadah
- Latihan untuk pemandu acara keakraban (fasilitator)
- Pembuatan elemen dekorasi
- Evaluasi strategi dan rundown acara, revisi strategi dan acara bila diperlukan
- Sosialsi dan brainstorming rundown acara
Fase #3: Eksekusi
- Gladi kotor
- Gladi bersih
- Hari H
Masing-masing tugas tersebut bisa didetailkan dipastikan ada elemen2 sebagai berikut:
1. PIC (Person in charge, penanggung jawab)
Semua tugas harus ada jalur siapa yang bertanggungjawab dalam eksekusi dan/atau pengawasan
2. Deliverable (Hasil)
Tentukan, hasil pertanggungjawaban seperti apa yang diminta untuk menyatakan pekerjaan sudah selesai. Bisa berupa document tertentu, laporan tertentu, atau hasil berbentuk fisik lainnya.
3. Schedule\/Time-Frame (Jadwal)
Tugas yang tidak ada jadwalnya, tidak bisa dimonitor eksekusinya. Jadi harus ada kapan harus mulai dikerjakan, dan kapan harus selesai.
4. Resource (Sumber Daya)
Hal ini perlu diperhatikan, didiskusikan, bisa jadi pengingat bahwa ada yang perlu dihubungi dan dikoordinasi apabila resource yang dibutuhkan adalah pihak2 eksternal.
5. Budget (Anggaran)
Kalau segala sesuatu dipersiapkan dengan detail, maka anggaran ini akan mendekati kebutuhan nyata. Tetapi apabila tidak, harus cari asumsi-asumsi yang bisa dipertanggungjawabkan ketika memasang anggaran. Anggaran sangat penting untuk mengukur apakah project ini akan berhasil di eksekusi, atau jangan2 nanti malah berhenti ditengah jalan.
Masalah anggaran, akan saya bahas di post berikutnya setelah ini