Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Silahkan membagikan pemikiran, artikel, pengalaman pribadi, ajaran Firman Tuhan, dsb di forum ini. Forum ini juga terbuka untuk dibaca pendatang yang tidak medaftarkan diri sehingga penulis juga bisa membagikan tautan (link) tulisannya di forum ini ke WAG atau media lainnya.
Avatar pengguna
Pujihasana
Post: 23
Bergabung: 23 Jul 2022 18:55

Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh Pujihasana »

Tulisan ini adalah sharing untuk membantu rekan-rekan pelayan baik Hamba Tuhan, Penatua ataupun Pengurus bisa menyusun program yang lebih terstruktur, strategis dan efektif.


Document-document pendukung bisa didownload terlebih dahulu dari link ini, silahkan diclick


File Document (docx) program kerja yang sudah didownload di atas, punya kerangka berupa pertanyaan2 standard yang bisåa didiskusikan (brain stroming) bersama. Berpikir dan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut akan dengan sendirinya memandu setiap orang yang terlibat memahami bagaimana program tersebut bisa sukses.

Sedangkan file Excel (xlsx) adalah form untuk memonitor progress dari project yang dilakukan. Graphic di sampingnya akan membantu penyusun program dalam melihat keterkaitan waktu / deadline yang harus ditentukan apabila project harus selesai tepat waktu.


Dan berikutnya saya akan menjelaskan masing-masing kenapa bagian itu sangat penting untuk dibahas dan ditentukan bersama:

Bagian #1 : Definisi

Bagian paling sederhana untuk didiskusikan, memuat informasi-infromasi basic/dasar dari project. Projectnya namanya apa, siapa sasarannya, siapa yang take the lead, dan harus dibantu siapa.

Screen Shot 2022-08-13 at 21.10.24.png
Screen Shot 2022-08-13 at 21.10.24.png (247.73 KiB) Dilihat 3320 kali



Bagian #2 : Objective Analysis

Bagian paling mendasar untuk didiskusikan, sehingga menjadi sangat penting. Diskusi di bagian ini, kadang bahkan bisa membatalkan project yang direncanakan.

Screen Shot 2022-08-13 at 21.11.53.png
Screen Shot 2022-08-13 at 21.11.53.png (679.6 KiB) Dilihat 3320 kali



#1 WHY: UNDERSTANDING THE PURPOSE

Ini adalah pertanyaan yang paling penting sebelum membuat program kerja atau project. Terkadang pemimpin gereja, bisa dengan asal membuat program, supaya gerejanya ada program, atau bahkan mungkin karena memang sedang kebanyakan duit.. Seorang pemimpin, harus bisa mempunyai arah, yang juga seringkali dituangkan dalam sebuah model Visi-Misi. Kalau arah ini sudah ada, maka semua project, program, sumber daya, seyogyanya diadakan dalam rangka tercapainya sebuah Visi-Misi.

Memang, tidak selalu semua program itu terkait dengan visi-misi. Terkadang sebuah program muncul karena sesederhana adanya kebutuhan, atau mungkin dibuat dalam kerangka memecahkan suatu masalah nyata yang muncul di depan mata (fire-fighting) Ini juga boleh dijadikan sebuah tujuan dari suatu program kerja/project.

Tetapi baik itu adalah Visi-Misi atau karena kebutuhan atau karena firefighting, tujuan dari sebuah program kerja harus terlebih dahulu jelas. dan kemudian dilihat apakah betul program tersebut relevan dengan tujuannya. Kalau penyusun tidak bisa menjelaskan relevansinya sebuah program terhadap tujuan program dibuat. Sudah jelas bahwa program tersebut hanya asal diajukan.

Contoh:
Saya mau buat project acara ibadah Natal di luar. WHY? Apa purposenya?
- Supaya jemaat itdak bosan
--- Kenapa jemaat bosan? Apakah kalau di luar betul jadi kehilangan bosannya? Apakah lokasi yang menjadikan jemaat bosan?

- Supaya acara panggungnya bisa besar
--- Kenapa butuh panggung yang besar, apa misi nya bikin acara yang butuh panggung besar?

- Supaya yang selama ini hadir di ibadah berbeda jadwal, di Natal bisa jadi satu sementara gereja tidak muat,
--- Kenapa harus disatukan?
------ Agar jemaat yang selama ini datang di ibadah berbeda2 bisa saling mengenal satu sama lain dan terjalin persekutuan lebih luas

--> kalau program ini diadakan karena ada masalah di mana jemaat saling tidak kenal satu sama lain karena tidak pernah datang di ibadah yang sama. Maka jawaban berwarna merah membutikan bahwa program ini relevan dengan tujuan asal program dibuat.

Jadi, kalau pertanyaan-pertanyaan untuk memahami WHY bisa muncul untuk mempertanyakan tujuan dan relevansi sebuah program. Maka ketika program memang diputuskan berjalan, akan ada value/nilai dan purpose/tujuan dari program tersebut sehingga tidak menjadi sia-sia. Selain itu, tindak lanjut dari program bisa sangat berbeda apabila pemahaman pengurus/panitia akan tujuan dari program tersebut juga berbeda.

Bahkan bisa saja memasuki diskusi di area ini, akhirnya diputuskan definisi Project berubah. Contoh, karena tujuannya mempererat persekutuan, project ini tidak bisa lagi menjadi one time project. Tetapi menjadi recurring project (program yang berulang), atau ada project tindak lanjutnya, nenjadi sebuah bagian dari kerangka project yang lebih besar lagi.


#2 HOW: UNDERSTANDING THE SYSTEM

Hanya dengan memahami cara bekerja sebuah sistem, kita baru bisa memahami apa yang harus dilakukan untuk mencapai sebuah tujuan.
Contoh yang saya beri warna merah di atas, karena tujuannya adalah untuk mengenalkan satu sama lain jemaat. Maka otomatis, strategi dari program tersebut harus bsia mengadakan sesi atau acara yang memastikan jemaat yang selama ini datang di ibadah jam tertentu akan berkenalan, bercampur baur, ngobrol dengan jemaat jam ibadah yang lain.

How juga mempertanyakan apa strategi yang terbaik, apa acara yang terbaik untuk memastikan tujuan tercapai.

Misalkan, mari buat standing table dinner, tetapi:
1. Bagaimana jemaat tidak langsung pulang setelah acara, tapi memilih untuk tinggal dan ngobrol
- Harus ada konsumsi, yang tidak ribet, dan bisa digunakan sarana untuk ngobrol

2. Bagaimana Jemaat tidak berkumpul hanya dengan yang kenal
- Pakai undangan, dikasih nomor kelompok standing table
atau
- buatkan lomba/game mengumpulkan no WA jemaat. Dan di panggung nanti diuji ditanya beberapa data personal tetapi umum dari jemaat yang no WA-nya sudah terkumpul, nama orang yang baru dikenal, istrinya, anaknya, hobinya.


#3 WHAT: UNDERSTANDING THE ELEMENT

Berikutnya, setelah memahami How, identifikasi segera elemen2 pendukung atau elemen2 pengganggu. ini umumnya baru bisa diidentifikasi dengan efektif setelah Strategy tertentu ditentukan waktu mendiskusikan Why dan How.

Performance driver:
1. Jemaat antusias dengan acara dan tidak canggung --> bagaimana cara eksploitasinya?
2. Acara bersuasana rileks dan fun --> bagaimana cara eksploitasinya?

Failure driver:
1. Jemaat pasif, tidak mengumpulkan no WA, tidak tertarik dengan lombanya --> bagaimana mitigasinya?
2. Pembicaraan di standing table, kaku, jemaat malu2 --> bagaimana mitigasinya?

Setelah memahami elemennya bisa jadi muncul strategi baru misal:
1. Ada bagian provokator yang menggerakkan dan memancing supaya jemaat ikut acara lomba ini
2. Ada fasilitator misal dr penatua, HT pengurus yang harus mengenalkan satu dengan yang lain untuk jemaat yang malu2


Bagian #3 : Operation Detail

Setelah itu memasuki bagian detil operasi, bagilah project ke beberapa fase dan tugas-tugasnya Misalkan untuk project di atas, misalkan:

Fase #1 Perencanaan
- Mencari Venue, konsumsi dan negosiasi harga
- Membuat design acara dan dekorasi
- Menentukan pelayan-pelayan ibadah natal
- Membuat peta database jemaat untuk fasilitator
- Finalisasi rencana

Fase #2 Persiapan
- Latihan untuk pelayan ibadah
- Latihan untuk pemandu acara keakraban (fasilitator)
- Pembuatan elemen dekorasi
- Evaluasi strategi dan rundown acara, revisi strategi dan acara bila diperlukan
- Sosialsi dan brainstorming rundown acara

Fase #3: Eksekusi
- Gladi kotor
- Gladi bersih
- Hari H

Masing-masing tugas tersebut bisa didetailkan dipastikan ada elemen2 sebagai berikut:

1. PIC (Person in charge, penanggung jawab)
Semua tugas harus ada jalur siapa yang bertanggungjawab dalam eksekusi dan/atau pengawasan

2. Deliverable (Hasil)
Tentukan, hasil pertanggungjawaban seperti apa yang diminta untuk menyatakan pekerjaan sudah selesai. Bisa berupa document tertentu, laporan tertentu, atau hasil berbentuk fisik lainnya.

3. Schedule\/Time-Frame (Jadwal)
Tugas yang tidak ada jadwalnya, tidak bisa dimonitor eksekusinya. Jadi harus ada kapan harus mulai dikerjakan, dan kapan harus selesai.

4. Resource (Sumber Daya)
Hal ini perlu diperhatikan, didiskusikan, bisa jadi pengingat bahwa ada yang perlu dihubungi dan dikoordinasi apabila resource yang dibutuhkan adalah pihak2 eksternal.

5. Budget (Anggaran)
Kalau segala sesuatu dipersiapkan dengan detail, maka anggaran ini akan mendekati kebutuhan nyata. Tetapi apabila tidak, harus cari asumsi-asumsi yang bisa dipertanggungjawabkan ketika memasang anggaran. Anggaran sangat penting untuk mengukur apakah project ini akan berhasil di eksekusi, atau jangan2 nanti malah berhenti ditengah jalan.

Masalah anggaran, akan saya bahas di post berikutnya setelah ini
Orang bodoh adalah orang yang tidak pernah bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang pintar
Orang pintar adalah orang yang selalu bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang bodoh

~ Pujihasana Wijaya
joesujojo
Post: 2
Bergabung: 15 Agt 2022 21:37

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh joesujojo »

Dear Pak Puji,

shallom,
terima kasih untuk dokumen yang sudah dibagikan. saya akan pelajari ini. saya berharap bisa berdiskusi lebih dalam lagi dengan Bapak jika membutuhkan detail lagi.

salam saya,

joe
gunawan
Post: 34
Bergabung: 27 Jul 2022 13:51

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh gunawan »

Mohon dijelaskan terkait penyusunan Program Kerja (Proker) SEMUA Departemen Sinode GKT, secara khusus pada parameter WAKTU:
(1). Durasi proker departemen adalah 4 tahun atau 3 tahun?
(2). Benarkah periode waktu proker departemen itu dimulai pada Januari 2023?
Implikasi 2 pertanyaan di atas, jika durasi 4 tahun dengan periode Januari 2023-Desember 2026, apakah BENAR bahwa ada "masa extend program" (sekitar Juni s.d. Desember 2026) setelah Sidang Sinode berikutnya, karena Sidang Sinode biasanya dilaksanakan pada Bulan Juni/ Juli?
Thanks, GBU.
Avatar pengguna
Pujihasana
Post: 23
Bergabung: 23 Jul 2022 18:55

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh Pujihasana »

gunawan menulis: 16 Agt 2022 11:57 Mohon dijelaskan terkait penyusunan Program Kerja (Proker) SEMUA Departemen Sinode GKT, secara khusus pada parameter WAKTU:
(1). Durasi proker departemen adalah 4 tahun atau 3 tahun?
Kalau saya, orientasinya lebih ke goal setting pak. Kemudian set realistic time, kalau memang harus 4 tahun, ya buatlah 4 tahun dengan pembagian fase2 yang lebih pendek…. Kalau setiap fasenya bs ada ‘perayaan’ dan di situ ada evaluasi, maka program pun bisa dengan mudah untuk dilakukan asessment oleh pengurus berikutnya untuk dilanjutkan atau dihentikan.

Budaya membuat program kerja dan sasaran di departemen hanya sesuai durasi jabatan ini menurut saya koq tidak sejalan dengan semangat leadership. Pelajaran pribadi melalui pelayanan di NlCC semarang, saya baru mencapai visi misi di Creative Ministry Department itu 14 thn…. Terbagi dalam 10 tahun memegang kepemimpinan, 2 tahun pembinaan penerus, 2 tahun pendampingan di kuar departemen terkait. Beberapa program saya di departemen terkait masih dilanjutkan sebagai SOP krn dipandang baik dan efektif, yang tidak ya tdk dilanjutkan.

Saya sangat berharap setiap pemimpin GKT berorientasi kepada purpose dan tujuan saat membuat goal, ada visi misi yang jelas. Dan apabila itu melampaui masa jabatan, pastikan bahwa visi misi itu dibagikan (vision sharing) dengan baik ke setiap orang.

In short: Buat saya program kerja 3 tahun atau 4 tahun itu irrelebant. Tetapi angka 3 tahun sendiri juga terlalu panjang untuk tidak dibagi menjadi beberapa fase pencapaian yang lebih pendek.

Apabila yang dimaksud pak Gunawan adalah durasi implementasi sebuah recurring program (program rutin berulang) ya jalankan saja terus sampai ada evaluasi yang menyatakan bahwa program sdh tak relevan dgn objective nya. Dan kalau memang berganti kepengurusan, biarlah kepengurusan baru juga mengevaluasi relevansinya.
(2). Benarkah periode waktu proker departemen itu dimulai pada Januari 2023?
Pertanyaan yang sama dr Dep Dogma, dan Ini sudah ditegaskan oleh Pdt Hadi Ketua BP, tapi mungkin perlu dibahasakan kembali dan latar belakangnya

Anggota BP yang baru pny pandangan seragam bahwa lebih baik program yang direncanakan dengan baik dan mencapai sasaran bersama, dibanding yang tergesa2 tapi sporadis dan tdk terarah dan tdk seirama.

Maka dipandang baik apabila program kerja dimulai saja 2023, kita gunakan waktu2 ini untuk hening tenang melakukan assessment menyeluruh, duduk diam berkontemplasi mendengarkan suara Tuhan, melakukan brainstorming yang komprehensif.

tetapi yang penting
Bukan berarti baru kerja di 2023, hal2 yang memang harus jalan sebelumnya, ya silahkan yuk dibicarakan. Kesempatan belum tentu datang dua kali.
Implikasi 2 pertanyaan di atas, jika durasi 4 tahun dengan periode Januari 2023-Desember 2026, apakah BENAR bahwa ada "masa extend program" (sekitar Juni s.d. Desember 2026) setelah Sidang Sinode berikutnya, karena Sidang Sinode biasanya dilaksanakan pada Bulan Juni/ Juli?
Thanks, GBU.
Saya sangat berharap seperti cerita saya di awal, kepemimpinan di GKT bisa secara professional dan onyektif mengevaluasi program dan relevansinya

Sehingga saat berganti kepemimpinan keputusan keep the program atau stop the program itu jelas dan bertanggungjawab. Termasuk di dalamnya melanjutkan program BP sebelumnya at least sampai durasi wkt evaluasi yg ditentukan.

Menjadi PR BP yg sekarang untuk membangun budaya ini… dan template yang saya bagi, is one of first steps.
Orang bodoh adalah orang yang tidak pernah bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang pintar
Orang pintar adalah orang yang selalu bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang bodoh

~ Pujihasana Wijaya
Avatar pengguna
Pujihasana
Post: 23
Bergabung: 23 Jul 2022 18:55

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh Pujihasana »

joesujojo menulis: 15 Agt 2022 21:42 Dear Pak Puji,

shallom,
terima kasih untuk dokumen yang sudah dibagikan. saya akan pelajari ini. saya berharap bisa berdiskusi lebih dalam lagi dengan Bapak jika membutuhkan detail lagi.

salam saya,

joe
Silahkan pak, memang yg diharapkan ada diskusi yang aktif sehingga ide bisa dipoles lebih matang lagi
Orang bodoh adalah orang yang tidak pernah bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang pintar
Orang pintar adalah orang yang selalu bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang bodoh

~ Pujihasana Wijaya
gunawan
Post: 34
Bergabung: 27 Jul 2022 13:51

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh gunawan »

Pertama, terima kasih untuk jawaban pertanyaan saya sebelumnya.
Nanti saja yang tidak jelas akan saya tanyakan lanjut.
Ini urusan lainnya.

(1-Pengantar)
Berulang kali saya sampaikan dalam Group Misi GKT bahwa deskripsi Tupoksi departemen2 Sinode GKT itu sangatlah VITAL.
Lihatlah keadaannya sekarang.
Secara keseluruhan sangatlah compang-camping (maaf).
Ada departemen yang punya ART, ada yang tidak punya.
Ada departemen yang isi tupoksinya berkepanjangan, ada yang sangat ringkas hanya satu paragraf.
Ada yang point2 utama tupoksinya sangat jelas, ada yang tanpa point2 dan sangat kabur.
Belum lagi bagaimana menjawab permintaan2 dalam Sidang Sinode yang "kadang kurang relevan" dengan ART/ Tupoksi departemen (Dalam hal ini bisa terjadi bahwa permintaan2 sidang itu benar dan masuk akal, akan tetapi justru tupoksi ART departemennya yang sangat kabur).
Padahal "Tupoksi Departemen2 itulah REFERENSI UTAMA penyusunan Proker" (semoga saya tidak salah).

(2-Tupoksi dan Proker)
Mari kita menganggap "dari semua ketidakjelasan itu", bahwa sebuah departemen punya 5 point tupoksi, departemen lainnya punya 7 point tupoksi.
Lalu untuk proker 4 tahun ke depan, anggaplah atau asumsikan sebuah departemen punya 10 butir program saja.
Ini karena ada beberapa point tupoksi departemen bergabung menjadi 1 butir proker (many to one), tetapi ada juga 1 point tupoksi harus terwujud menjadi 1 butir proker (one to one).

(3-Dokumen Proker)
Saya sudah membaca artikel "Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project" yang Pak Puji tulis.
Dokumen2 pendukungnya juga sudah saya download dan buka.
Bagus sekali.
Tetapi jelas menyisakan beberapa pertanyaan.
Setelah membaca, saya lihat bahwa kerangka "SATU BUTIR" Proker itu memuat:
#1 Definisi (lebih baik dalam tabel, panjang 0,5 sampai 1 halaman, A4 1 spasi baris Times New Roman 12pts, margin normal)
#2 Objective Analysis (lebih baik tabel juga, panjang idealnya setidaknya 1 halaman)
#3 Operation Detail, yang memuat Deskripsi Fase2, PIC, Deliverable, Schedule/Time-Frame, Resource, sampai Budget (semua point2 ini anggap 1 halaman, itu sudah sangat minimal).

Jadi anggaplah 1 butir program butuh 3 halaman kerangka.
Jika ada 10 butir program, berarti butuh 30 halaman dokumen program.
Atau jika departemen punya 5 butir program, berarti butuh setidaknya 15 halaman dokumen program.
Saya sangat paham pada semangat bahwa "Ini pelayanan untuk Tuhan, maka berikan yang Terbaik pada-NYA!"
Pertama saya pribadi ok saja kalau diminta menyusunnya.
Walau mungkin akan menjadi problem bagi rekan2 saya sesama pengurus departemen. Semoga tidak.

Point pertanyaan INTI saya sederhana, Pak Puji:
"Benarkah standard Proker departemen2 yang diminta BP Sinode itu harus disusun sampai tingkat kedetilan dan format seperti pada "Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project" yang telah Pak Puji susun? Jadi gambarannya panjang kontennya adalah 1 butir proker membutuhkan narasi 3 halaman?"

Itu saja.
Janganlah pertanyaan2 saya "membebani" Pak Puji, karena yang lalu2 biasanya tidaklah demikian.
Pengurus2 departemen2 GKT bisa terkaget2.
Namun saya tetap berkata pada akhirnya "Berikan yang Terbaik pada TUHAN!"
Apalagi mestinya ada waktu penyusunan program yang sangat cukup, sampai awal Nopember 2022 untuk batas penyusunannya.
Tetap semangat.
Jangan putus asa, Pak Puji.
Saya menunggu lanjutan artikel guidance pada BUDGETING-nya.
Yang Pak Puji usulkan itu menurut saya SANGAT BAIK.
Saya hanya butuh jawaban untuk memastikan saja, supaya saya tidak salah arah.
Thanks,
GBU.
Hadi Sugianto
Post: 1
Bergabung: 27 Jul 2022 07:33

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh Hadi Sugianto »

Durasi program dibuat 4 tahun, bila sidang sinode di bukan Juli maka pengurus dept baru masih melanjutkan program (lama) sampai des. Bulan Juli - Nop akan dipakai oleh pengurus dept baru menyusun program periode berikutnya (4 tahun).
Terima kasih.
gunawan
Post: 34
Bergabung: 27 Jul 2022 13:51

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh gunawan »

Terima kasih, Lz. Hadi.
Jelas.
GBU.
Avatar pengguna
Pujihasana
Post: 23
Bergabung: 23 Jul 2022 18:55

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh Pujihasana »

gunawan menulis: 16 Agt 2022 15:30 Tetapi jelas menyisakan beberapa pertanyaan.
Setelah membaca, saya lihat bahwa kerangka "SATU BUTIR" Proker itu memuat:
#1 Definisi (lebih baik dalam tabel, panjang 0,5 sampai 1 halaman, A4 1 spasi baris Times New Roman 12pts, margin normal)
#2 Objective Analysis (lebih baik tabel juga, panjang idealnya setidaknya 1 halaman)
#3 Operation Detail, yang memuat Deskripsi Fase2, PIC, Deliverable, Schedule/Time-Frame, Resource, sampai Budget (semua point2 ini anggap 1 halaman, itu sudah sangat minimal).

Jadi anggaplah 1 butir program butuh 3 halaman kerangka.
Jika ada 10 butir program, berarti butuh 30 halaman dokumen program.
Atau jika departemen punya 5 butir program, berarti butuh setidaknya 15 halaman dokumen program.
Saya sangat paham pada semangat bahwa "Ini pelayanan untuk Tuhan, maka berikan yang Terbaik pada-NYA!"
Pertama saya pribadi ok saja kalau diminta menyusunnya.
Walau mungkin akan menjadi problem bagi rekan2 saya sesama pengurus departemen. Semoga tidak.
Saya paham esensi pertanyaannya, prinsip esensialnya Form kerja tersebut adalah alat bantu, bukan form administrasi.
Dan kenapa koq saya bilang kerangkanya structural dan critical thinking? Ya karena memang itu yang dituju dari form-designnya. Sayangnya kurang satu hal yang penting : Creative Thinking :lol:

Jadi apa maksudnya?

1. Ini form digunakan untuk diskusi internal, supaya di dalam diskusi, the right question (pertanyaan yang tepat) bisa diajukan dan dibahas terlebih dahulu. Lha untuk external bagaimana? Ya kalau bisa dipresentasikan lah pakai Power Point yang baik, dijelaskan audiencenya. Kalau bisa ya jangan asal form ini diisi diserahkan ke BP misalnya selayaknya pengumpulan kertas ujian :D

2. Form ini adalah alat bantu agar perancang program menggunakan structural dan critical thinking untuk memecahkan masalah ketidakefektifan sebuah proker. Jangan sampai menimbulkan masalah baru. Dan bukan berarti tidak bisa dimodifikasi dikembangkan disederhanakan. Seperti usul pak Gunawan ini "#1 Definisi (lebih baik dalam tabel, panjang 0,5 sampai 1 halaman, A4 1 spasi baris Times New Roman 12pts, margin normal)" misalnya. Anything yang membuat lebih nyaman, lebih praktis, boleh dilakukan.

Bisa juga, misalnya bagian Task itu jadikan satu form aja, sekalian di Gantt Chart contoh di file excel di link sebelumnya
Screen Shot 2022-08-16 at 17.09.11.png
Screen Shot 2022-08-16 at 17.09.11.png (1.1 MiB) Dilihat 3199 kali

Gunawan menulis:Point pertanyaan INTI saya sederhana, Pak Puji:
"Benarkah standard Proker departemen2 yang diminta BP Sinode itu harus disusun sampai tingkat kedetilan dan format seperti pada "Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project" yang telah Pak Puji susun? Jadi gambarannya panjang kontennya adalah 1 butir proker membutuhkan narasi 3 halaman?"
Apakah proses penyusunannya harus dibicarakan sampai tingkat kedetilan seperti yang ada di form?
Jawaban saya tegas : YA!
Kenapa? Kalau tidak berarti yang mengajukan program tidak menguasai masalah. Kalau tidak menguasai masalah, program akan menghabiskan resource baik waktu dan dana tapi tingkat keberhasilannya rendah. Atau bisa juga hasilnya mengecewakan, karena banyak detil terlewatkan sejak awal perencanaannya.


Apakah penyusunannya dan format nya harus seperti form tersebut?
Jawaban saya : Tidak harus!
Kenapa? pertama, saya percaya ada yang bisa membuatnya lebih menarik dan informatif. Dan ada beberapa elemen, memang tidak harus ada. Misalnya resource, budget, tidak semua Task/Tugas membutuhkan resource dan budget. Deliverable (hasil) juga, kalau dalam contoh saya "mengadakan gladi bersih", lantas apa deliverable nya? Laporan gladi bersih? Jadi terlalu diada-adakan nantinya. 8-) Juga saya percaya program tertentu akan lebih bisa disederhanakan presentasinya.

Kedua, kalau ini sudah jadi habit, atau memang pemimpinnya sudah punya thinking framework serupa di luar kepala. Ya bisa saja form ini diabaikan, langsung buat saja program-programnya. Asal ketika ditanyain "Kenapa buat program ini?", "Apa objectivenya?", "Gimana cara ngukurnya?", "Apa pertanggungjawabannya?", "Kenapa koq anggarannya segini?", dsb... semua bisa terjawab dengan baik 8-)

Sekali lagi, FORM itu adalah alat bantu untuk duduk bicara merenung brainstorming dan mempersiapkan segala sesuatunya dengan baik.
Proverbs 24:27 (NLT) menulis: Do your planning and prepare your fields before building your house.
Jadi goalnya, ya informasi2 yang perlu dipertanyakan di form tersebut harus bisa dijawab semua. Kalau tidak bisa, artinya butuh berkonsultasi dengan orang lain sebelum program dieksekusi.
Amsal 15:22 (ITB) menulis: Rancangan gagal kalau tidak ada pertimbangan, tetapi terlaksana kalau penasihat banyak.

Gunawan menulis:Itu saja.
Janganlah pertanyaan2 saya "membebani" Pak Puji, karena yang lalu2 biasanya tidaklah demikian.
Pengurus2 departemen2 GKT bisa terkaget2.
Namun saya tetap berkata pada akhirnya "Berikan yang Terbaik pada TUHAN!"
Apalagi mestinya ada waktu penyusunan program yang sangat cukup, sampai awal Nopember 2022 untuk batas penyusunannya.
Tetap semangat.
Ya, selain memberikan yang terbaik kepada Tuhan. Nanti kan juga pasti ditanya waktu koordinasi program, dan kalau persiapannya matang, pasti pertanyaan-pertanyaan penting bisa dijawab dan dipertanggungjawabkan.

Terima kasih pak Gun, saya paham koq bahwa "learning is a process", "change is about direction not speed". Saya dan anggota BP lainnya juga sangat paham bahwa kami juga cuma pelayan Tuhan, nanti Roh Kudus yang bekerja di masing-masing pengurus dan pelayan yang lain, bukan kami. Tugas BP, "beban" BP, adalah memberikan support, membantu bagaimana pengurus2 Departemen dan Gereja bisa melayani dengan lebih baik lagi untuk kemuliaan Tuhan. Kan reformed katanya ya pak Gun? SOLI DEO GLORIA. (bkn soli ego gloria).
Gunawan menulis:Jangan putus asa, Pak Puji.
Saya menunggu lanjutan artikel guidance pada BUDGETING-nya.
Yang Pak Puji usulkan itu menurut saya SANGAT BAIK.
Saya hanya butuh jawaban untuk memastikan saja, supaya saya tidak salah arah.
Thanks,
GBU.
SIAP PAK!!!
Orang bodoh adalah orang yang tidak pernah bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang pintar
Orang pintar adalah orang yang selalu bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang bodoh

~ Pujihasana Wijaya
Avatar pengguna
Pujihasana
Post: 23
Bergabung: 23 Jul 2022 18:55

Re: Kerangka Penyusunan Program Kerja / Project

Post oleh Pujihasana »

Terima kasih untuk Pak Amos akan kesediannya berbagi dan sharing program kerjanya yang dibuat menggunakan Project Management Framework.

File bisa didownload dari link yang sama dengan post pertama Thread ini

Dari contoh yang dibagikan, kelihatan bagaimana kerangka ini akan membantu mendeteksi Peformance Driver yang perlu dieksploitasi dan Failure Driver yang perlu dimitigasi. Dan setelah itu Action Plan dan Task akan bersinergi untuk memastikan project secara keseluruhan berjalan dengan baik.
Orang bodoh adalah orang yang tidak pernah bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang pintar
Orang pintar adalah orang yang selalu bisa belajar dari siapapun, termasuk dari orang bodoh

~ Pujihasana Wijaya
BUTTON_POST_REPLY